在建工領域，設計項目的執行與協調主要由業主方的項目負責人與設計方進行對接。項目負責人在項目運作中的行為，如發布工程指令，審批采購單、工程驗收報告等，往往代表著業主方的意志。那么，這是否意味著業主方項目負責人的簽字一定能代表業主方？

■ 案例分析

                                                                                                                                      ——（2023）魯1502民初9148號

一、項目負責人簽字代表業主方

2018年，A公司與B公司簽訂《設計咨詢服務委托合同》，由B公司負責某項目人防地下室等部分的設計優化。其中合同約定：1、設計優化服務費用暫定含稅金額1076014元；2、甲方對乙方提供的本項目設計優化報告的確認，以甲方項目負責人簽字確認為準；3、甲方指定馬某為本項目負責人。

次年，合同約定的項目負責人馬某簽收設計優化報告，并在成果確認函上簽字。后B公司據此要求A公司支付設計費。A公司認為馬某的簽字不能代表其已接收并認可B公司設計成果，拒不支付。雙方遂訴至法院。

法院認為，A公司指定的涉案項目負責人馬某在確認函上簽字確認，可以證實B公司已按約向A公司提供設計優化服務，交付工作成果并得A公司認可。A公司應向B公司支付全部設計費。

                                                                                                                                      ——（2016）蘇10民終385號

二、項目負責人簽字系個人行為

2005年，A公司委托B公司負責廠房設計，但未簽訂合同。后B公司出具支付設計費的請求函，載明設計工作的完成情況、設計成果的交付以及相應的設計費。A公司負責該項目的鄭某在函件上簽字，表明情況屬實。后B公司要求A公司按請款函確定的金額支付設計費，A公司認為，鄭某簽署意見的行為系個人行為，不能代表A公司，尤其是涉及到設計費的收取標準問題，故不據此付款。雙方后訴至法院。

法院認為，鄭某僅是負責具體工程，并不具有代表公司簽訂合同、確認設計費的權利，故其在設計費的請求函上簽字的行為不是職務行為，不能以該函件的內容確定設計費。

■ Tips

從不少設計方會認為拿到項目負責人簽字的工程結算單、設計確認函等文件，設計款就算是收入囊中了。然而，在雙方沒有事先約定的情況下，項目負責人的簽字是否屬于職務行為，在實務中還需要法院基于具體案情和實際情況綜合考量。

有時，設計單位會通過主張項目負責人的簽字行為構成表見代理來確認其簽字的效力，從而維護自身權益（（2016）鄂05民終115號）。然而，結合《民法典》172條規定（行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后，仍然實施代理行為，相對人有理由相信行為人有代理權的，代理行為有效。），設計單位若要成功主張表見代理，通常需要證明以下事實：1、項目負責人的簽字行為具有代理權的外觀，即其有理由相信項目負責人具有代理權；2、設計單位已盡到合理注意義務。然而，實務中，設計單位想要證明已盡“合理注意”義務，也存在一定難度。

因此，為了保護設計單位的權益，如果在合同訂立階段未能對項目負責人及其權限做出明確約定，設計單位在后續履約過程中應及時、妥善留存包括但不限于以下證據：

1、與項目負責人的接洽、溝通記錄（如聊天記錄、郵件往來記錄和文件郵寄記錄）。

2、由項目負責人簽字的系列文件（如設計確認表、成果確認單）。

用于間接證明簽署設計相關文件屬于項目代表的職務行為或項目負責人具有權利外觀且設計方已僅合理注意義務。

但穩妥起見，設計方還是應努力爭取在合同簽訂階段明確具體的項目負責人及其授權范圍，或者要求業主方出具對項目負責人的授權委托書，從而將權益更牢牢地攥在手里！